Prokrastynacja. Jak sobie z nią radzić?

09 wrzesień / Biznes

Prokrastynacja. Jak sobie z nią radzić?

Termin „prokrastynacja” jest nadużywany w społeczeństwie. Często używa się go zamiennie ze słowem „lenistwo” i na określenie sytuacji odkładania danego zadania na ostatnią chwilę. Tak naprawdę jest to termin naukowy na irracjonalne zachowanie zwlekające, występujące w różnych zaburzeniach, np. depresyjnych, lękowych czy też prokrastynacja związana z ADHD (przyczyny prokrastynacji).

Osoba, która przejawia to zachowanie, odkłada swoje zadania na później: nie potrafi zebrać się do wykonania obowiązków teraz, natychmiast, woląc jednocześnie zaangażować się w działania odwracające uwagę i przynoszące pozytywne emocje. Niestety, irracjonalne odwlekanie w miarę upływu czasu przynosi jedynie stres, strach, nerwowość i złość na samego siebie, ponieważ pozostało za mało czasu na dokładne wykonanie zaplanowanych obowiązków.

Prokrastynacja: co to?

Mechanizm i problem prokrastynacji w pracy jest w zasadzie taki sam, jak w życiu prywatnym: odkładanie obowiązków, frustracja, złość, praca w stresie nad zadaniem, postanowienie poprawy – i od nowa. Nie jest to spowodowane złymi intencjami danej osoby: po prostu to jak niemożliwość nawet wstania do zrobienia sobie herbaty, gdy ma się grypę.

Aż 95% osób doświadczających wyrzutów sumienia, poczucia winy, mających objawy depresji spowodowanych przez ich tendencję do prokrastynacji chciałoby się tej tendencji pozbyć i podnieść swój poziom samokontroli.

Prokrastynacja wiedzie bowiem do obniżonego samopoczucia, pogorszenia stanu zdrowia i niższych pensji. Przeciętny pracownik spędza około półtorej godziny dziennie na zwlekaniu, gdyż nie jest się w stanie skupić na wykonaniu zadania, co, przykładowo, w Stanach Zjednoczonych generuje dla firmy stratę około dziewięciu tysięcy dolarów rocznie.

Jedna czwarta badanych przyznała, że odwleka wykonywanie swoich zadań. Problem ten dotyczy również Polski. W badaniu przeprowadzonym przez serwis e-pity wyszło, że chroniczna prokrastynacja dotyczy ponad 80% Polaków, a aż 15,2% również w sferze zawodowej.

Słowo o "leczeniu" prokrastynacji

Z problemem prokrastynacji można jednak sobie poradzić: zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym, wypracować nowe nawyki. Jest to radzenie dwutorowe, gdyż w zespole potrzebne jest wsparcie przełożonego, nie tylko praca własna.

Praca własna może opierać się na metodzie, która jest najwygodniejsza dla zainteresowanego. Może to być terapia; rozpisanie planu działania lub listy zadań; podzielenie na kilka mniejszych części, by wykonać zadanie po kawałku, by nie czuć się przytłoczonym całością; bądź metoda „kanapkowa” – robienie czegoś przyjemnego na zmianę z obowiązkami.

Dobrze jest też zdać sobie sprawę z tego, że prokrastynacja nie jest winą danej osoby: jest ona w 46% zawarta w genach, a do tego jest niczym druga strona monety, której pierwszą jest impulsywność. Dlatego też – zamiast się obwiniać, stresować i generować negatywne emocje oraz wyrzuty sumienia – lepiej spróbować sobie z nią poradzić.

Metoda z dzieleniem zadania na mniejsze części i wyznaczanie sobie „sztucznych” deadline’ów jest jedną z najbardziej skutecznych. Problemem prokrastynacji jest odwlekanie zadań, gdyż są one przytłaczające, przez co dochodzi do wyolbrzymiania problemów. Jeśli posprzątanie mieszkania stanowi kłopot, można zacząć od umycia naczyń w ciągu następnych 30 minut. Potem od poskładania ubrań, odkurzenia i tak dalej. Im bardziej konkretny i mniejszy cel, tym skuteczniejszy.

W związku z tym, że technologia jest dziś istotną częścią naszego życia, zostały przygotowane również różne aplikacje, pozwalające na walkę z prokrastynacją, np. poprzez ustawianie timera po kliknięciu na rozpraszacze (jak gry na telefonie) czy poprzez umożliwienie pracy w sprintach i rozpisanie celów.

Jeśli chodzi zaś o radzenie sobie z prokrastynacją w pracy, tu zazwyczaj jest też potrzebna pomoc przełożonego:

a) musi bowiem uświadomić pracownikowi, że niepowodzenie nie oznacza definitywnego końca – ważne jest, żeby nie napędzać tu spirali negatywnych emocji, a wesprzeć i być mentorem; b) dobrze jest monitorować braki kadrowe i rozkładać zadania równomiernie na wszystkich pracowników – przy obarczeniu kogoś nadmierną odpowiedzialnością dotrzymanie deadline’ów może stać się problemem nie tylko dla osób zmagających się z problemem prokrastynacji; c) rozbicie dużych zadań na mniejsze i nadanie im priorytetów pomoże pracownikowi w zorganizowaniu sobie pracy, zmieniając jego sposób myślenia o niej i jednocześnie zapobiegając odłożeniu nieposegregowanej i niepodzielonej całości na sam koniec; d) ustalenie pracy zadaniowej, nie godzinowej, pomoże pracownikowi z problemami spadku koncentracji; e) zaradzenie niskiemu poziomowi energii i zmęczeniu, które dodatkowo sprzyjają odwlekaniu zadań – przełożony może pomóc pracownikowi w walce z niezdrowym trybem życia poprzez odpowiednio dobrane benefity pracownicze (np. praca zdalna, elastyczny czas pracy czy karta sportowa).

Zmiana obowiązującego stylu pracy z ośmiogodzinnego siedzenia przy biurku na styl zadaniowy, zainwestowanie w benefity pozapłacowe (kartę sportową czy konsultacje z psychologiem, dostępne w Strefie VanityStyle), a także dzielenie obowiązków na uszeregowane pod względem ważności wydaje się najlepszym możliwym podejściem, by zmaksymalizować wydajność pracownika i zminimalizować negatywne konsekwencje w życiu codziennym i zawodowym, a przy okazji zaoszczędzić firmie strat pieniężnych.