Jawność wynagrodzeń - od kiedy i dla kogo? Widełki w ogłoszeniu to dopiero pierwszy krok

Co zrobić, gdy pracownik pyta o średnie pensje osób wykonujących taką samą pracę w firmie? Projekt ustawy o jawności wynagrodzeń przewiduje prawo do uzyskania takich informacji i poznania zasad przyznawania podwyżek. Dla działu HR oznacza to nowe obowiązki oraz konieczność uporządkowania danych o płacach. Wyjaśniamy, jak przygotować firmę do tych zmian.

Od kiedy obowiązują przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń?

Nie ma jeszcze potwierdzonej daty wejścia w życie ustawy o jawności wynagrodzeń (UC127). Projekt nadal pozostaje na etapie prac rządowych, choć jego przyjęcie obecnie zaplanowano na IV kwartał 2026 r. Wtedy ustawa weszłaby w życie na początku 2027 r. Warto śledzić rządową stronę projektu, gdzie dostępne są aktualne informacje dotyczące procesu legislacyjnego.

Pierwotnie ustawa miała wejść w życie 7 czerwca 2026 r [5].

Część zmian jednak już obowiązuje. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawca musi informować kandydata o początkowym wynagrodzeniu lub jego przedziale. Informacja ta powinna znaleźć się w ogłoszeniu, zostać przekazana przed rozmową kwalifikacyjną lub – w sytuacjach wskazanych w Kodeksie pracy – przed zatrudnieniem [1, art. 18³ca § 1-2].

Kto jest objęty obowiązkiem jawności wynagrodzeń?

Planowane zasady mają dotyczyć zarówno firm prywatnych, jak i pracodawców publicznych. Bez względu na branżę i liczbę zatrudnionych osób – dotyczy to również mikrofirm [2, art. 2].

Z nowych uprawnień będą korzystali pracownicy pozostający w stosunku pracy, niezależnie od:

• płci,
• stanowiska,
• czasu trwania umowy o pracę,
• wymiaru etatu [2, art. 2 oraz motyw 18].

Większe organizacje, w których pracuje co najmniej 100 osób, będą miały też dodatkowy obowiązek przygotowywania raportów o różnicach w płacach kobiet i mężczyzn, czyli o tzw. luce płacowej [3, art. 18-19].

Jakie informacje o wynagrodzeniach będzie mógł uzyskać pracownik?

Zgodnie z projektem ustawy UC127 każdy pracownik będzie mógł poprosić o informacje na temat swojego wynagrodzenia oraz o średnich płacach kobiet i mężczyzn wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości [3, art. 14 ust. 1]

Praca o tej samej wartości oznacza pracę o porównywalnych wymaganiach dotyczących umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków jej wykonywania [2, art. 4 ust. 4].

Zestawienie ma obejmować kwoty brutto w ujęciu rocznym i w przeliczeniu na godzinę. Do obliczeń ma być brane pod uwagę 12 miesięcy poprzedzających miesiąc złożenia wniosku, za które wypłacono wynagrodzenie [3, art. 14 ust. 2].

Pracownik będzie mógł również dowiedzieć się, od czego zależy wysokość pensji i jakie warunki trzeba spełnić, aby otrzymać podwyżkę [3, art. 12 ust. 1-2].

Wniosek o informacje o wynagrodzeniu ma być składany na papierze lub elektronicznie. Firma powinna odpowiedzieć na piśmie w ciągu 30 dni od złożenia wniosku [3, art. 14 ust. 8].

Jak przygotować firmę do jawności wynagrodzeń?

Przygotowanie najlepiej zacząć od sprawdzenia zakresu zadań i wymagań na poszczególnych stanowiskach. Na tym polega wartościowanie stanowisk, które pomaga ustalić, jakie prace można ze sobą porównać.

Jak przygotować firmę do zmian, które wprowadzi ustawa UC127? Zacznij od wewnętrznego audytu i uporządkowania dotychczasowych procedur:

1. Dokonaj oceny stanowisk według 4 kryteriów – umiejętności, wysiłku, odpowiedzialności i warunków pracy [4].
2. Porównaj wynagrodzenia kobiet i mężczyzn wykonujących porównywalną pracę. Uwzględnij też premie i dodatki, a także zaplanuj korekty w razie wystąpienia nieuzasadnionych różnic. Do porównania warto włączyć także benefity pracownicze, ponieważ dyrektywa za wynagrodzenie uznaje również świadczenia rzeczowe [1, art. 18³c § 1-2].
3. Spisz zasady ustalania płac i podwyżek – muszą one być oparte na obiektywnych i neutralnych pod względem płci zasadach [3, art. 8 i 12].
4. Przygotuj obsługę wniosków pracowników o informacje o wynagrodzeniach – wyznacz osobę, która będzie odpowiedzialna za udzielenie pisemnej odpowiedzi w ciągu 30 dni od złożenia wniosku [3, art. 14 ust. 8].

Jakie dalsze zmiany przewiduje projekt ustawy UC127?

Projekt przewiduje też dodatkowe obowiązki dla większych pracodawców, ochronę pracowników i kary za naruszenie nowych zasad:

• Raportowanie luki płacowej między kobietami a mężczyznami – przy zatrudnieniu od 100 do 249 pracowników sprawozdania mają być przekazywane co 3 lata, a od 250 – każdego roku [3, art. 23].
• Wspólna ocena wynagrodzeń – będzie wymagana u pracodawców objętych raportowaniem, gdy raport wykaże co najmniej 5% różnicy między średnimi płacami kobiet i mężczyzn w danej grupie pracowników, a różnica ta nie będzie wynikać z obiektywnych czynników niezwiązanych z płcią [3, art. 30-31].
• Ochrona osób korzystających z nowych praw – pracownik nie może być gorzej traktowany dlatego, że pyta o wynagrodzenie lub domaga się równej płacy [3, art. 58].
• Grzywny w wysokości 2-60 tys. zł – m.in. za nieudzielenie pracownikowi wymaganych informacji lub niewywiązanie się z obowiązków dotyczących raportowania [3, art. 59].

Jawność wynagrodzeń ma ułatwić sprawdzenie, czy różnice w pensjach są uzasadnione. Dla działu HR przygotowanie do zmian oznacza uporządkowanie opisów stanowisk, danych o płacach i zasad podwyżek.

Przy okazji warto przejrzeć też zasady przyznawania świadczeń dodatkowych - jeśli np. karta sportowa przysługuje tylko części zespołu, kryteria jej przyznawania powinny być równie obiektywne jak zasady płacowe.

FAQ

Kiedy wchodzi w życie jawność wynagrodzeń?

Przepisy ustawy UC127 mają zostać przyjęte w IV kwartale 2026 roku, co oznacza, że pełne prawo do informacji o płacach wejdzie w życie na początku 2027 roku. Warto pamiętać, że sam obowiązek podawania widełek płacowych w rekrutacjach zaczął obowiązywać już 24 grudnia 2025 roku [1, art. 18³ca].

Czy mam prawo wiedzieć, ile zarabia kolega z pracy?

Nie, nowe przepisy nie dają prawa do poznania imiennej pensji konkretnej osoby. Pracownik może jednak złożyć wniosek o podanie średnich stawek kobiet i mężczyzn wykonujących tę samą pracę lub pracę o jednakowej wartości. Należy pamiętać, że ochrona danych osobowych (RODO) pozostaje w mocy [3, art. 14 oraz art. 40-43].

Czy można ujawnić wysokość wynagrodzenia pracownika?

Pracodawca nie może publicznie ujawniać imiennej pensji pracownika bez jego wyraźnej zgody – udostępnia jedynie dane uśrednione. Jednocześnie przepisy zabraniają stosowania klauzul poufności, co oznacza, że sam pracownik może swobodnie rozmawiać o swoich zarobkach [3, art. 16].

 

Źródła:

1. Kodeks pracy – tekst jednolity, Dz.U. z 2026 r. poz. 1245 – w szczególności art. 18³c i art. 18³ca,
2. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r.,
3. Projekt ustawy UC127 – wersja z 29 kwietnia 2026 r.,
4. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – „Wartościowanie pracy”.
5. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów – projekt UC127, wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów.